Prozesse und Infos zu Einzelbestandsübertragungen

Einzelbestandsübertragungen

Vor dem Hintergrund der Umstrukturierung des Vertriebs 2017 und dem Ergebnis eines Revisionsberichts aus 2018, hat das LSS-Projekt Bestandsübertragungen in 2021 die unerlässliche prozessuale Funktionstrennung zwischen Betrieb und Vertrieb ausgearbeitet.

Prozessschritte

Der Prozess der Einzelbestandsübertragung ist in drei Prozesssschitte gegliedert.

Prozessschritt 1: Nutzung des Formulars Betreuungswechselwunsch

Zur Einreichung der Einzelbestandsübertragung ist das Formular Betreuungswechselwunschzu nutzen.


Bitte adressieren Sie den Betreuungswechselwunsch an: einzelbestandsuebertragung@gothaer.de


Prozessschritt 2: Zentrale formale Prüfung

Die formale Prüfung der Einzelbestandsübertragung ist prozessual von der fachlichen Prüfung der Einzelbestandsübertragung getrennt. In der formalen Prüfung von Einzelbestandsübertragungen werden die eingehenden Dokumente auf ihre Vollständigkeit und Einhaltung aller Voraussetzungen für eine Einzelbestandsübertragung geprüft. Die Prüfschritte sind festgelegt.

Prozessschritt 3: Dezentrale fachliche Durchführung

Für die finale Durchführung der Einzelbestandsübertragung sind die Fachbereiche der jeweiligen Sparte zuständig.

Die Prozessbeschreibung veranschaulicht den gesamten Prozess der Einzelbestandsübertragung

FAQ

1. Was bedeutet formale Prüfung von Einzelbestandsübertragungen?

Die formale Prüfung der Einzelbestandsübertragung ist prozessual von der fachlichen Prüfung der Einzelbestandsübertragung getrennt. In der formalen Prüfung von Einzelbestandsübertragungen werden die eingehenden Dokumente auf ihre Vollständigkeit und Einhaltung aller Voraussetzungen für eine Einzelbestandsübertragung geprüft. Die Prüfschritte sind festgelegt und umfassen bspw.:

  • Prüfen, ob der Kunde/die Kundin unser/e Versicherungsnehmer*in (VN) ist
  • Vertrag lebend ja/nein prüfen
  • Weitere Kundenverträge identifizieren, wenn im Betreuungswechselwunsch angegeben
  • Maklervollmacht prüfen
  • Agenturnummer der beiden Vermittler (bestandsverlierender/bestandsaufnehmender) ermitteln
  • Mögliche Übertragungsverbote prüfen

Nach erfolgreicher formaler Prüfung wird der Einzel-BÜ-Vorgang dupliziert (je Vertrag eine Kopie, wenn angegeben) und der Vorgang an den Fachbereich der jeweilig zuständigen Sparte weitergeleitet.

Die Übertragung wird anschließend vom Fachbereich der jeweilig zuständigen Sparte durchgeführt.

2. Wie ist das Formular Betreuungswechselwunsch Makler auszufüllen?

Das Formular Betreuungswechselwunsch Makler ist je Kunde/Kundin auszufüllen. Es sind die zur Einzelbestandsübertragung gewünschten Verträge anzugeben oder das Feld „alle Verträge des Kunden/der Kundin“ (wenn gewünscht) anzukreuzen. Handelt es sich um einen Betreuungswechselwunsch innerhalb der Agentur, ist dies ebenfalls anzukreuzen.

Dem Betreuungswechselwunsch ist die Maklervollmacht des Kunden/der Kundin als Anlage beizufügen und auch hierfür das entsprechende Feld anzukreuzen.

Das ausgefüllte Formular ist mit Anlage der Maklervollmacht des Kunden/der Kundin mit dem Betreff:

Bestandsübertragung – Benennung der Versicherungsnummer + weitere (wenn gewünscht) - Name des Kunden/der Kundin

bitte per E-Mail zusenden an:

einzelbestandsuebertragung@gothaer.de

Im Betreff der Mail ist bitte zu vermerken: Bestandsübertragung – Benennung der Versicherungsnummer + weitere (wenn gewünscht) - Name des Kunden/der Kundin

Das Formular Betreuungswechselwunsch ist im PartnerPortal hinterlegt und hat die Druckartikelnummer 117924.

3. Wohin sende ich den Widerruf eines/einer Maklerauftrags / Maklervollmacht zu einer Einzelbestandsübertragung?

Senden Sie den Widerruf des Maklerauftrags /Maklervollmacht des Kunden/der Kundin zu einer Einzelbestandsübertragung mit dem Betreff:

Bestandsübertragung – Benennung der Versicherungsnummer - Name des Kunden/der Kundin - Widerruf

bitte per E-Mail an:

einzelbestandsuebertragung@gothaer.de

4. Wohin sende ich eine Reklamation zu einer Einzelbestandsübertragung?

Senden Sie die Reklamation zu einer Einzelbestandsübertragung mit dem Betreff:

Bestandsübertragung – Benennung der Versicherungsnummer - Name des Kunden/der Kundin - Reklamation

bitte per E-Mail an:

einzelbestandsuebertragung@gothaer.de

5. Wohin sende ich eine Erinnerung zu einer Einzelbestandsübertragung?

Senden Sie die Erinnerung zu einer Einzelbestandsübertragung mit dem Betreff

Bestandsübertragung – Benennung der Versicherungsnummer - Name des Kunden/der Kundin - Erinnerung

bitte per E-Mail an:

einzelbestandsuebertragung@gothaer.de

6. Wie erhalte ich als bestandverlierender Makler eine Information bezüglich Bestandsverlust droht?

Nach Eingang und Indizierung als Bestandsübertragung im Input Management wird ein so genanntes Ereignis ausgelöst. Damit wird der bestandsverlierende Vermittler über den Betreuungswechselwunsch des Kunden / der Kundin informiert. An den Makler erfolgt dies über BiPro.

7. Werden alle Verträge des Kunden/der Kundin übertragen?

Es werden nur Verträge, die im Betreuungswechselwunsch angegeben sind, nach erfolgreicher formaler Prüfung übertragen.

Alle Verträge werden nur in dem Fall übertragen, wenn dies explizit auf dem Betreuungswechselwunsch angegeben ist.

8. Muss der Gothaer Mitgliederschutzbrief (GMSB) im Betreuungswechselwunsch aufgeführt werden?

Nein, für den Gothaer Mitgliederschutzbrief findet keine Bestandsübertragung statt.

9. Was ist zu tun, wenn der bestandsverlierende Vermittler der Einzelbestandsübertragung zustimmt?

In diesem Fall muss das Einverständnis des bestandsverlierenden Vermittlers dokumentiert sein und per E-Mail adressiert werden an bzw. direkt als Anlage dem Betreuungswechselwunsch beigefügt werden.

Bitte geben Sie bitte im Betreff an:

Bestandsübertragung – Benennung der Versicherungsnummer - Name des Kunden/der Kundin

Senden Sie bitte die Mail an:

einzelbestandsuebertragung@gothaer.de

10. Wen kontaktiere ich in dringenden Fällen?

Bitte schreiben Sie eine Mail an:

Informationslogistik@gothaer.de

Ihr Anliegen wird geprüft, Lösungen eruiert und Sie erhalten schnellstmöglich eine Rückmeldung.